Αντίγραφα Ασφαλείας Σημαντικών Εγγράφων - Συλλογή, Φύλαξη, Ασφάλεια

Είναι πάγια προτροπή των πιο προχωρημένων preppers προς τους νεότερους, να κάνουν αντίγραφα των σημαντικών εγγράφων για την περίπτωση που τα πρωτότυπα είτε θα χαθούν/καταστραφούν, είτε δεν είναι προσβάσιμα.

Η αξία της πρότασης φάνηκε ξεκάθαρα στις φετινές πλημύρες της Νέας Περάμου, όπου κάτοικοι εκτός από το βιός τους έχασαν και τα κρίσιμα έγγραφα που θα τους επέτρεπαν να διεκδικήσουν βοήθεια και αποζημιώσεις.

Παρακάτω θα σας περιγράψουμε την δικιά μας μέθοδο που είναι αναλυτική, αρκετά σύνθετη, αλλά ευέλικτη.

Μια Σημείωση για την Εγκυρότητα των Αντιγράφων.

Τα τελευταία χρόνια οι δημόσιες υπηρεσίες ζητούν και δέχονται απλές φωτοτυπίες όσων εγγράφων φέρουν την στρόγγυλη σφραγίδα του Ελληνικού Δημοσίου.

Συμπληρωματικά κάποιοι επισυνάπτουν και μια Υπεύθυνη Δήλωση Ακρίβειας των Αντιγράφων, που είναι κατάλοιπο προηγούμενων ρυθμίσεων, αλλά σίγουρα δεν βλάπτει.

Οπότε είναι πολύ εύκολο πια να έχουμε μια εφεδρική σειρά αντιγράφων θα μας επιτρέψουν να συνδιαλέγουμε με τις δημόσιες υπηρεσίες.

Οι Διάφορες Περιπτώσεις Χρήσης Αντιγράφων

Αν αναλύσουμε τις πιθανές περιπτώσεις που θα χρειαστούμε αντίγραφα, αυτές είναι:

1. Πλήρης Καταστροφή των Πρωτοτύπων, είτε από φωτιά είτε από βανδαλισμό, είτε από άλλο λόγο.

2. Ανάγκη Αντίγραφου κατά την συνδιαλλαγή με κάποια δημόσια υπηρεσία ή εταιρία.

Μας έχει τύχει να χρειαστούμε έγγραφο κατά το service του αυτοκινήτου μας στην αντιπροσωπία. Τα να ξαναγυρίσουμε στο τόπο κατοικίας μας θα απαιτούσε το υπόλοιπο της μέρας και επιπλέον κόστος. Καθώς είχαμε την δυνατότητα να το ανακτήσουμε online (βλέπε παρακάτω) λύσαμε το ζήτημα μέσα σε λίγα λεπτά,

3. Πρωτότυπα Έγγραφα που πρέπει να έχουμε μαζί μας σε μια εκκένωση πληθυσμού/ΒugOut.

Για την περίπτωση αυτή ετοιμάσαμε 2 ξεχωριστές ζελατίνες εγγράφων στο ντοσιέ μας.

Στην μια υπάρχουν τα απαραίτητα ιατρικά έγγραφα: Βιβλιάριο Υγείας, Κάρτα Αιμοδότη, Συνταγές φαρμακευτικής Αγωγής.

Στην δεύτερη έχουμε τοποθετήσει τα απαραίτητα τραπεζικά κτλ. Βιβλιάρια, Κάρτες, Ταυτότητα, ένα ποσό σε ρευστό, και το φλασάκι backup του ΗΥ μας.

Ποιά έγγραφα θα Χρειαστεί να Αντιγράψουμε

Ομαδοποιημένα ανά κατηγορία σπουδαιότητας και ιδίως προτεραιότητας, σας προτείνουμε τα εξής:

Α

Αστυνομική Ταυτότητα.

Αντίγραφα Εφορίας: Ε1, Ε9 & Εκκαθαριστικό.

Αντίγραφα Βιβλιαρίου Υγείας. Εξώφυλλο, εσώφυλλο, σελίδα θεώρησης, σελίδες με σημαντικές διαγνώσεις/συνταγές και αποτελέσματα εργαστηριακών εξετάσεων (ζητείστε από τον γιατρό να τα αντιγράψει αν δεν το κάνει ο ίδιος).

Εκτύπωση Ασφαλιστικής Ικανότητας (αντικαθιστά τα στοιχεία του βιβλιαρίου υγείας)

Άδεια Κυκλοφορίας & Δίπλωμα.

Λίστα με Τηλέφωνα (δοκιμάστε να εξαγάγετε τον τηλεφωνικό σας κατάλογο σε αρχείο CSV το οποίο μετά μπορείτε να εκτυπώσετε).

Λίστα με Σημαντικά Νούμερα των μελών της οικογενείας μας (ΑΦΜ, ΑΜΚΑ, ΑΔΤ).

Β

Φωτογραφία Ταυτότητας (Σκαναρισμένη ή Αντίγραφο)

Εκτύπωση Ενιαίου Ατομικού Λογαριασμού Ασφάλισης ή/και Ατομικό Λογαριασμό ΑΤΛΑΣ

Εκτύπωση Βεβαιώσεων ΟΑΕΔ / Φωτοτυπία της Κάρτας Ανεργίας

Εκτύπωση στοιχείων τραπεζικών λογαριασμών (bank statements).

Γ

Αντίγραφα συμβολαίων, δήλωσης κτηματολογίου.

Αντίγραφα Πτυχίων, Άδειας Ασκήσεως Επαγγέλματος.

Αντίγραφα Βεβαιώσεων Εργασίας.

Βιογραφικό Σημείωμα.

Ειδικά για όσους έχουν τον παλιό τύπο ενσήμων (επικολλούμενα, πριν το 1998) είναι εξαιρετικά δύσκολο να ανακτηθούν από εταιρίες που έχουν κλείσει ή μια τοπική επιθεώρηση εργασίας που δεν τηρεί σωστό αρχείο.

Φροντίστε να κάντε αντίγραφα τους και να προχωρήσετε σε ανακεφαλαιοποίηση στο ΙΚΑ άμεσα.

Τι ίδιο ισχύει για τις βεβαιώσεις προϋπηρεσίας. Φροντίστε να πάρετε άμεσα την βεβαίωση μετά το τέλος της εργασίας σας.

Μέθοδοι Δημιουργίας Αντίγραφων Ασφαλείας

Προκειμένου για αντίγραφα σε φυσική μορφή, μιλάμε για φωτοτυπίες.

Σε ηλεκτρονική μορφή μπορείτε να τα σκανάρετε (ή να τα φωτογραφίσετε σωστά με το κινητό σας).

Στη συνέχεια μπορείτε είτε να τα μετατρέψετε σε pdf είτε να τα κρατήσετε σε μορφή  φωτογραφίας (.jpg)

Επίσης μπορείτε να κατεβάσετε αντίγραφα τους από τις Δημόσιες Υπηρεσίες (Εφορία, ΟΑΕΔ, ΙΚΑ κτλ), σε μορφή pdf.

Αυτό βέβαια σημαίνει ότι έχετε κρατήσει το username & password εισόδου στις ηλεκτρονικές πλατφόρμες των υπηρεσιών και δεν το έχετε παραδώσει στον λογιστή σας κτλ.

Μέθοδοι Διαχείρισης-Αποθήκευσης  Αντίγραφων Ασφαλείας

Για την φύλαξη των πρωτοτύπων εγγραφών σας, προτιμήστε σημείο και κουτί ασφαλή από φωτιά και νερό.

Η φύλαξη των αντιγράφων τους ιδανικά γίνεται σε δεύτερη απομακρυσμένη και ασφαλή τοποθεσία (πχ στο πατρικό σας).

Στους πλημμυροπαθείς δεν θα τους ωφελούσε σε τίποτα αν είχαν τα αντίγραφα τους στο ίδιο σημείο με τα πρωτότυπα.

Φύλαξη αντιγράφων σε φλασάκι ή στην κάρτα δεδομένων του κινητού.

Αν επιλέξετε την μέθοδο αυτή φροντίστε να προχωρήσετε στην ασφάλιση τους με password ώστε να μην έχουν εύκολη πρόσβαση τρίτα άτομα. Γίνεται εύκολα ζιπάρoντας τα ηλεκτρονικά αντίγραφα σε ένα αρχείο κλειδωμένο με κωδικό.

(Προς θεού μην τεμπελιάσετε βάζοντας κωδικούς όπως η ημερομηνία γέννησης κτλ. Χρησιμοποιήστε για κωδικό φράσεις κλειδιά με ειδικούς χαρακτήρες κιόλας)

Τα περιεχόμενα του ζιπαρισμένου αρχείου των αντιγράφων μας

Διατήρηση των Αντιγράφων Online

Για εμάς αποτελεί δευτερεύουσα μέθοδο που όμως την χρησιμοποιούμε, και μας φάνηκε χρήσιμη όπως αναφέραμε παραπάνω.

Υπάρχουν 2 τρόποι διατήρησης τους στο διαδίκτυο.

Είτε απόθεσης σε κάποια σελίδα φύλαξης αρχείων/προσωπικού χώρου (πχ mediafire) είτε αποστολής τους σε κάποιο μη χρησιμοποιούμενο e-mail σας.

Αλλά σας συνιστούμε να αποφύγετε την αποθήκευση τους στο cloud ή σε sharing πλατφόρμες όπως το Dropbox. Όχι μόνο για λόγους ασφαλείας (πρόσβαση σε αυτά από κάποιον που θα σας κλέψει το κινητό) αλλά για λόγους διαθεσιμότητας της υπηρεσίας στο μέλλον (κλειδωμένος/απενεργοποιημένος λογαριασμός πρόσβασης).