Ηλεκτρονική Αρχειοθέτηση για Preparedness. Μέρος 1

Αντικείμενο αυτού του άρθρου είναι η αρχειοθέτηση (σώσιμο και αποθήκευση) χρήσιμων πληροφοριών από το internet. 

Θα δούμε διάφορες μεθόδους (κυρίως αυτές που χρησιμοποιούμε εμείς) αλλά πριν από αυτό θα σταθούμε στο Γιατί. 

Γιατί Αρχειοθέτηση Πληροφοριών από το internet? 

Υπάρχουν δύο λόγοι που θα πρέπει να αρχειοθετούμε και όχι να βασιζόμαστε ότι αυτό που θα χρειαστούμε θα το αναζητήσουμε εκείνη την στιγμή. 

1. Να μην έχουμε πρόσβαση στο internet αλλά οι ηλεκτρονικές μας συσκευές να λειτουργούν. Είναι αυτονόητο ότι είναι βολικό να έχουμε αποθηκεύσει από πριν αρχεία όπως Οδηγίες Α Βοηθειών, Οδηγίες Κόμπων κτλ κτλ. 

2. Το περιεχόμενο του internet ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΓΙΑ ΠΑΝΤΑ. Από την μακροχρόνια πορεία μας στα ηλεκτρονικά μέσα έχουμε παρατηρήσει ότι τα περιεχόμενα στα διάφορα website έχουν ένα χρόνο ζωής μεταξύ 4 και 7 χρόνων. Είτε γιατί τα blog και οι ιστοσελίδες κλείνουν, είτε γιατί οι εταιρίες ανανεώνουν τις γκάμες των προϊόντων τους και κατεβάζουν τις πληροφορίες χρήσης των παλαιότερων κτλ κτλ. ΠΟΛΥ χαρακτηριστικό παράδειγμα το κλείσιμο ή οι περιορισμοί στα site φιλοξενίας φωτογραφιών, όποως τα MSN Communities, Imageshack & Photobucket. Αυτό ήταν σοβαρή απώλεια για όσους χρησιμοποιούσαν τεχνικά φόρουμ (πχ ηλεκτρονικά, επισκευές κτλ) για πληροφόρηση και άντληση οδηγιών. 

Επαναλαμβάνουμε λοιπόν. Το περιεχόμενο του internet ΔΕΝ ΕΙΝΑΙ ΓΙΑ ΠΑΝΤΑ. Πάρτε τα μέτρα σας. 

Οι Τρόποι και τα Μέσα Αρχειοθέτησης μας.

Στο ΗΥ και τις άλλες συσκευές μας έχουμε οργανώσει το αποθηκευμένο υλικό μας κατά φακέλους. Τα εpιμέρους θέματα αρχειοθετούνται σε υποφακέλους.

Το ζήτημα είναι στο ΠΩΣ αποθηκεύουμε τις πληροφορίες, δηλαδή σε ποια μορφή αρχείου. 

Αναλυτικά: 

1. Adobe/Acrobat .pdf 

Τον τύπο αυτό αρχείου τον χρησιμοποιούμε μόνο όταν οι πληροφορίες έρχονται ήδη σε τέτοιο αρχείο. πχ βιβλία για βότανα και Α Βοήθειες. Γενικά είναι τύπος αρχείου πολύ διαδεδομένος και δύσκολα θα χαθεί. Ειδικά εφόσον τα σύγχρονα κινητά τον υποστηρίζουν. 

Υπάρχουν βέβαια εφαρμογές και plugin που κάνουν την μετατροπή αυτόματα και πιο εύκολα. Μπορείτε να τις αναζητήσετε στο διαδίκτυο αλλά εμείς έχουμε να σας προτείνουμε:Τις πιο απλές Convert Web to PDF και Web page to PDF, αλλά και την πιο σύνθετη web to pdf που δίνει επιλογές μετατροπής της εμφάνισης και της σελιδοποίησης.

2. Word .doc 

Είναι ο προτιμότερος τρόπος αρχειοθέτησης για εμάς γιατί: 

• Είναι ένα συμπαγές αρχείο.
• Είναι προσβάσιμο και από άλλα προγράμματα (Open Office, Wordpad).
• Δυνατότητα μετακίνησης δεδομένων και αντικειμένων μεταξύ και των υπολοίπων προγραμμάτων του πακέτου Microsoft Office (πχ. Excel).
• Δυνατότητα μορφοποίησης του περιεχομένου κατά τα γούστα μας (πχ μέγεθος γραμματοσειράς και μορφοποίηση για εκτύπωση).
• Δυνατότητα ενσωμάτωσης φωτογραφιών που τις θεωρούμε σημαντικές.
• Επίσης υπάρχει η δυνατότητα ανάκτησης των φωτογραφιών σε μορφή .jpg αν ξανασώσουμε το αρχείο σε μορφή .html (βλέπε παρακάτω). 

Η αντιγραφή των επιθυμητών κειμένων γίνεται με απλή επιλογή/αντιγραφή/επικόλληση σε νέο αρχείο Word. 

Όπως και για τα αρχεία Acrobat, υπάρχουν και για τα word εφαρμογές και plugin που κάνουν την μετατροπή αυτόματα και πιο εύκολα. Δείγμα αυτών μπορείτε να βρείτε στους παρακάτω συνδέσμους:

2 Best Ways to Convert a Webpage to a Word Document 

How to Save Web Page to Word Document Fast and Easy 

Μια σημαντική λεπτομέρεια. 

Για λόγους συμβατότητα με παλιότερες εκδόσεις των προγραμμάτων / χρήση σε παλιότερους υπολογιστές. τα αρχεία μας τα σώζουμε σε μορφή .doc .xls και όχι σε .docx .xlsx. (βλέπετε και στο παράρτημα Α) 

3. Αρχείο Πλήρες .html 

Είναι το αρχείο που παράγεται όταν σώζουμε μια ιστοσελίδα. Στην πραγματικότητα σώζεται όχι μόνο το αρχείο αλλά και ένα φάκελος με ΟΛΑ τα περιεχόμενα της ιστοσελίδας. Ο τρόπος αυτός είναι άβολος γιατί σώζει μεγάλο αριθμό αρχείων, και κάνει την χρήση του άβολη. Αλλά έχει και δύο πλεονεκτήματα. 

1. Σώζει μαζικά τις Φώτο της ιστοσελίδας, κάτι βολικό να θέλουμε να κατεβάσουμε μόνο τις Φώτο.

2.Επιτρέπει online εφαρμογές υπολογισμών (πχ προγραμματάκια υπολογισμού διαστάσεων κεραιών ασυρμάτου, ή υπολογιστάκια τιμής αντίστασης για κυκλώματα) να τρέχουν και offline άμεσα από τον υπολογιστή μας, αρκεί να κλικάρουμε το ήδη σωσμένο αρχείο .html. 

 

4. Αρχεία .mht & .mhtl 

 

Είναι μορφή αρχείων ιστοσελίδας με την μορφή ενός ενιαίου αρχείου. Το βολικό είναι ότι σώζει κάνεις εύκολα και γρήγορα όλο το περιεχόμενο της σελίδας, αλλά υστερεί ότι η μορφοποίηση του "γίνεται όπως να'ναι".

 

Τα αρχεία .mht σώζονται με τον Internet Explorer και ανοίγουν και με τον ίδιο αλλά και με το Word.

Τα αρχεία .mhtl σώζονται και ξανανοίγουν με τον Google Chrome. 

4. Αρχεία Video 

Αν ισχύει ότι μια φωτογραφία λέει όσα χίλιες λέξεις, ένα Video με πόσες λέξεις ισοδυναμεί? 

Σαφώς και αποθηκεύουμε στον Η/Υ μας Video για ότι μας ενδιαφέρει και ότι μπορεί να μας χρειαστεί. Υπάρχουν όμως δύο σοβαρά θέματα που ακολουθούν αυτόν τον πολύ βολικό τρόπο σωσίματος πληροφοριών. 

1. Τα αρχεία Video είναι πολύ μεγάλα, ειδικά αν κάποιος ξεφύγει από τις αναλύσεις 360p & 480p. (κατά την γνώμη μας οι αναλύσεις αυτές είναι υπεραρκετές για μελλοντική αναφορά και μελέτη).

2. Θα πρέπει κανείς να λάβει υπόψιν την συμβατότητα του αρχείου του Video με τις πλατφόρμες σε βάθος χρόνου (πχ πέρα από την δεκαετία). Η μετατροπή αρχείων κειμένου είναι εύκολη, αλλά η μετατροπή Video σε νέα μορφή είναι υπερχρονοβόρα και ρίχνει την ποιότητα. 

Η δικιά μας πρακτική είναι να σώσουμε τα Video σε αρχείο .mp4 στις αναλύσεις που αναφέραμε παραπάνω και για τον Η/Υ και για το κινητό μας σε μορφή. Αυτά προς το παρόν. Σε επόμενο άρθρο θα καλύψουμε τα προτιμώμενα φυσικά μέσα αποθήκευσης ακιτην σωστή μέθοδο δημιουργίας αντιγράφων ασφαλείας. 

Παράρτημα

Πρόσβαση/γνώση του τύπου του αρχείου. Δυστυχώς οι περισσότεροι χρήστες αγνοούν ότι κάθε αρχείο στους ΗΥ έχει μια κατάληξη που δείχνει τον τύπο του. Ιδίως επειδή τα Windows κρύβουν την κατάληξη αυτή (λέγεται επέκταση) και απαιτείται επέμβαση του χρήστη για να φαίνεται αυτή. έτσι όμως χάνει σε ευελιξία χρήσης του ΗΥ. 

Ο τρόπος εμφάνισης της είναι ο εξής: Στη εξερεύνηση αρχείων (file browser) πάμε στο μενού Εργαλεία, μέσα από αυτό στις Επιλογές Φακέλων και μετά επιλέγουμε την καρτέλα Προβολή. Εκεί ΞΕτσεκάρουμε την "Απόκρυψη Επεκτάσεων για..." και επιλέγουμε "Εφαρμογή σε Φακέλους". όπως δηλαδή φαίνεται στην παρακάτω εικόνα. 

Αντιλαμβανόμαστε ότι όλα τα παραπάνω έχουν έναν βαθμό δυσκολίας, αλλά χωρίς κόπο δεν κερδίζει και επιτυγχάνει κανείς ΤΙΠΟΤΑ.